De enorme voordelen van een efficiënt huiswerkinstituut

Een efficiënt huiswerkinstituut? Wie wil dat nou niet? Wat zijn de voordelen en hoe krijg je dat voor elkaar? Ik probeer dat uit te leggen.
Mijn naam is Marc Vreeswijk en in het dagelijks leven ben ik docent informatica op scholengemeenschap Canisius in Almelo. Ook ben ik vakdidacticus op de Universiteit Twente en ben ik daarnaast eigenaar van twee huiswerkinstituten met in totaal 8 verschillende locaties in Twente. Om de huiswerkinstituten goed te kunnen managen moet ik wel efficiënt werken. Efficiënt betekent volgens het woordenboek: ‘doelmatig, op een manier die weinig middelen of inspanningen vergt’. Om dit te kunnen bewerkstelligen ben ik 8 jaar geleden begonnen met het programmeren van software voor mijn instituut. Ik wilde een eigen leerlingvolgsysteem ontwikkelen met daarin een compleet administratief systeem. Mijn belangrijkste doel was om bestaande processen die mij veel tijd kosten te automatiseren. Zo is Studyspace ontstaan. Neem nou bijvoorbeeld het proces van de aanmelding. Nadat deze binnenkomt moet er een aantal belangrijke dingen gebeuren. Dit heeft Studyspace helemaal van mij overgenomen. Na een aanmelding via onze website komt de data direct in Studyspace te staan. Niet meer overtypen dus, dus geen kans op fouten. Daarnaast wordt er in dezelfde seconde automatisch een contract gegenereerd en samen met de algemene voorwaarden in een mail gestuurd naar diegene die de aanmelding heeft verstuurd. Uiteraard foutloos en accuraat. De locatiemanager ontvangt tegelijkertijd een melding dat er een nieuwe leerling is aangemeld en ziet direct in de planning op welke dagen deze leerling bij de huiswerkbegeleiding komt. De locatiemanager kan nu direct een afspraak maken voor een intakegesprek. Helemaal geautomatiseerd dus. Voor dit hele proces hoef je dus helemaal niets zelf te doen. Dit is waardevol omdat je hier geen omkijken meer naar hebt en je je aandacht kunt vestigen op andere belangrijke zaken in je instituut.

Studyspace heeft veel meer van dit soort processen geautomatiseerd. Een ander voorbeeld hiervan is het gehele proces van de facturatie. Dit wordt geheel door Studyspace overgenomen, je kunt zelfs kiezen hoe je alle facturen wilt innen; via automatische incasso, via een betaallink in een e-mail of door ouders zelf laten overmaken. En wat dacht je de beschikbaarheid en de inroostering van de medewerkers en vervolgens ook de urentelling en de verloning? Al deze geautomatiseerde processen leveren je tijdwinst op. Studyspace heeft een logische opzet en alle functies zijn met elkaar verbonden. Dit zorgt ervoor dat ook jouw huiswerkinstituut efficiënt kan werken!