Ontdek de vele mogelijkheden van Studyspace

Dagoverzicht

  • Handig aanmeldoverzicht met hoe laat elke leerling verwacht wordt
  • Plan leerlingen eenmalig of periodiek in
  • Koppel leerlingen aan begeleiders/lokalen om ze vervolgens daarop te kunnen groeperen
  • Registreer hoe laat de leerling gearriveerd en vertrokken is
  • Overzichtelijk welke dagverslagen er al verstuurd zijn
  • Direct toegang tot contactinformatie als de leerling te laat is
  • Filter op huiswerkbegeleiding, bijles of eigen gedefinieerde diensten
  • Weergave van verjaardagen leerlingen en medewerkers
  • Snelbericht plaatsen voor medewerkers

Rooster

  • Het lesrooster van de leerling met daarin de verschillende vakken en de deadlines
  • Importeer het rooster en het huiswerk automatisch uit Magister of SOMtoday
  • Eenvoudig zelf vakken aan het rooster toevoegen, verplaatsen of verwijderen
  • Kopieer roosters en/of huiswerk naar andere leerlingen
  • Voeg deadlines toe aan het rooster
  • Maak onderscheid tussen maakwerk, leerwerk, toetsen, practica etc.
  • Verdeel het huiswerk over meerdere dagen
  • Deadlines eenvoudig te verplaatsen naar andere dagen
  • Teken deadlines direct af vanuit het rooster of automatisch vanuit de planning
  • Standaard verder vooruit kijken door extra dagen toe te voegen aan het rooster

Planning

  • Plan huiswerk eenvoudig in vanuit de suggesties
  • Sleep deadlines vanuit het rooster naar de planning
  • Voeg handmatig planningsitems toe die niet in het rooster staan
  • Bij toetsen kunt u het leerwerk over meerdere dagen opdelen
  • Houd per planningsitem bij of de leerling er mee bezig is, af heeft of dat het gecontroleerd is
  • Bij het aftekenen kunt u een beoordeling toevoegen en wordt het ook automatisch in het rooster afgetekend.
  • Geef aan wat er nog thuis moet gebeuren of dat de leerling boeken vergeten is
  • Handige weekplanning waarbij u direct voor de hele week kunt plannen
  • Instelbaar dat leerlingen ook huiswerkitems kunnen toevoegen en plannen
  • Vakken met tekortpunten krijgen prioriteit

Voortgang

  • Importeer automatisch de cijfers uit Magister of SOMtoday
  • Voer zelf cijfers in voor de toetsen uit het rooster of voeg zelf een toets toe
  • Overzicht van het gemiddelde per vak en het aantal tekorten
  • Cijfers zijn per vak inzichtelijk met daarin bijbehorende leermomenten
  • Per vak een grafiek met het verloop van cijfers
  • Exporteer een cijferoverzicht per leerling of voor meerdere leerlingen
  • Overzicht met recente toetsen (of cijfers bij een koppeling)

Dagverslagen

  • Optie om ouders na afloop een dagverslag te sturen
  • Ook mogelijk om deze naar leerlingen, begeleiders en gekoppelde leraren te sturen
  • Naar eigen wens in te richten met bijvoorbeeld het gemaakte huiswerk of eigen velden
  • Het dagverslag is gedurende de dag al bij te werken
  • Overzicht met alle eerdere dagverslagen
  • Stuur afwezigheidsbericht bij leerlingen die afgemeld zijn of niet zijn komen opdagen

Bijlessen

  • Eenvoudig bijlessen (periodiek) inplannen
  • Mogelijkheid voor ouders en/of leerlingen om zelf bijlessen aan te vragen via het systeem:
    • Tijdslots op basis van beschikbaarheid en bijlescompetenties van bijlesgevers
    • Kiest standaard een bijlesgever die leerling al eerder heeft gehad
    • Na aanvraag kan de begeleider of manager deze goedkeuren of afwijzen
  • Factureer losse bijlessen, bijles strippenkaarten of bijlessen als maandelijkse dienst
  • Maak onderscheid tussen verschillende bijlestypes met eigen prijzen, afschrijving van saldo en uitbetaling (bijvoorbeeld basisonderwijs en voortgezet onderwijs)
  • Bijlesgevers kunnen aangeven welke vakken ze kunnen geven en op welk niveau
  • Bijlesgevers worden automatisch ingepland en kunnen zelf bijlessen inplannen
  • Bijlesoverzichten met onder andere filters per leerling of begeleider
  • Mogelijkheid om bijlessen te synchroniseren met uw eigen agenda
  • Groepsbijlessen

Diensten

  • Definieer zelf diensten met bebehorende tarieven (per maand, sessie of uur)
  • Keuze uit verschillende betaalmethodes (automatische incasso, overmaken, iDeal)
  • Combinatiepakketten met bijvoorbeeld huiswerkbegeleiding en bijles in 1 pakket
  • Koppel diensten aan verschillende locaties
  • Koppel diensten aan leerlingen en plan deze vervolgens in
  • Kortingsmogelijkheden
  • Groepeer diensten om er eenvoudig op te filteren

Facturatie

  • Factureren genereren op basis van gekoppelde diensten met controle stap waarin u nog het een en ander kunt aanpassen
  • Diverse betaalopties zoals automatische incasso (SEPA), iDeal, betaallink, vooraf- en achteraf facturatie en combinaties
  • Optie om bij maandelijkse diensten rekening te houden met wanneer de leerling begonnen is
  • Diensten van leerlingen automatisch samenvoegen bij factuur naar scholen
  • Handmatig facturen maken of achteraf nog diensten aan facturen toevoegen
  • Handig factuurvoorbeeld zodat u direct ziet hoe de factuur eruit komt te zien
  • Facturen exporteren naar boekhoudpakketten als Exact online, E-boekhouden, Snelstart, iMuis en Twinfield
  • Facturen versturen, bijhouden welke reeds betaald zijn en verstuur herinneringen
  • Automatisch incasso bestand downloaden en inlezen bij de bank
  • Factuursjabloon per locatie (handig bij Franchise)
  • Facturatie naar scholen bij bijvoorbeeld bijspijkerprojecten

Beschikbaarheid medewerkers

  • Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid (periodiek) opgeven
  • Ze kunnen hierbij onderscheid maken tussen huiswerkbegeleiding, bijles en beide
  • Men kan meerdere beschikbaarheidstijdvakken per dag opgeven
  • Ook kunnen ze het max aantal uren per dag/week aangeven
  • Overzicht per medewerker, locatie of alle locaties
  • Herinneringsmails voor opgeven beschikbaarheid (optioneel)

Medewerkers inplannen

  • Drie manieren om medewerkers in te plannen:
    • Periodiek
    • Per week, met overzicht van beschikbaarheid en aantal leerlingen per half uur
    • Automatisch inplannen op basis van gekoppelde ingeplande leerling(en)
  • Medewerkers zijn in te plannen ongeacht hun beschikbaarheid
  • Medewerkers meerdere momenten per dag inplannen en/of op verschillende locaties
  • Planningsoverzicht per medewerker, locatie of alle locaties met geplande en gewerkte uren

Urenregistratie en salaris

  • Medewerkers in en uit te klokken van uit aanmeldoverzicht of planningsoverzicht
  • Instelbaar of medewerkers zich zelf mogen in/uitklokken
  • Optie om medewerkers automatisch in te klokken wanneer de eerste gekoppelde leerling binnenkomt en uit te klokken wanneer de laatste weg gaat
  • Uur/maandloon instelbaar
  • Declaraties van reiskosten, telefoonkosten en/of bonnetjes uploaden per medewerker
  • Extra uren declareren
  • Eind van de maand kunnen medewerkers zelf uren goedkeuren
  • Salarisoverzicht voor manager met mogelijkheid tot exporteren naar Excel
  • Ook te exporteren naar salarisverwerkingspakketten als Loon.nl en Loonstrookgigant

Aanmeldformulier

  • Integreer aanmeldformulier(en) in uw eigen website waarbij leerlingen automatisch in Studyspace komen
  • Kies welke diensten er op het aanmeldformulier staan:
    • Mogelijkheid tot verplichte diensten
    • Bij maandelijkse inplanbare diensten kunnen voorkeursdagen worden opgegeven
    • Bij bijlessen kunnen vak(ken) worden opgegeven
  • Toestemming geven voor automatische incasso
  • Na aanmelden wordt er automatisch een bericht naar de ouders gestuurd met:
    • Algemene voorwaarden 
    • Overeenkomst
  • Aanmeldbevestiging naar managers
  • Mail met inloggegevens naar ouders en leerling
  • Ook mogelijk om leerlingen met de hand in het systeem te zetten

Berichtenmodule

  • Berichten sturen naar leerlingen en/of ouders en/of gekoppelde leraren
  • Berichten sturen naar begeleiders en managers
  • CC en BCC
  • Opslaan als concept
  • Bijlages toevoegen
  • Inbox en verzonden berichten
  • Berichten worden zowel naar de inbox van Studyspace als naar het e-mailadres verstuurd
  • Templates automatische berichten naar ouders/leerlingen zijn naar wens aan te passen

Dashboards

  • Verschillende soorten dashboards voor ouders, leerlingen en leraren
  • Overzicht wanneer de leerling verwacht wordt
  • Leerling voor een bepaalde dag afmelden met een reden
  • Planning, rooster, voortgang en notities
  • Instelbaar wat ouders, leerlingen en leraren wel/niet mogen
  • Overzicht met afgenomen diensten (enkel voor ouders)
  • Bijlesoverzicht met bijlesaanvraag en bij saldo mogelijkheid om saldo op te waarderen
  • Mogelijkheid om berichten te sturen naar medewerkers
  • Financieel overzicht met facturen en financiële gegevens (enkel voor ouders)

Overig

  • Rechten zijn flexibel toe te kennen aan de diverse rollen in het systeem
  • Ook geschikt voor examentrainingen, lente/zomerschool en bijspijkerprojecten
  • Dagoverzicht met alle dagplanningen van de leerlingen vanuit waar u het huiswerk kunt aftekenen
  • Pas de lay-out aan naar uw eigen huisstijl en upload uw eigen logo
  • Wachtrij met het gemaakte huiswerk van leerlingen voor de begeleiders om af te werken
  • Ondersteuning voor meerdere locaties met eigen lokalen, openingstijden en logo’s
  • Overstaptool om leerlingen en medewerkers over te zetten vanuit een ander systeem naar Studyspace
  • Alle schermen zijn responsive. Dat betekent dat de performance zich volledig aanpast aan het type device en de grootte van het scherm. Studyspace is dus geschikt voor pc, laptop, tablet en smartphone.